Lập kế hoạch mở quán cafe như thế nào là hợp lý?

 Kinh doanh cafe có khó không? Làm thế nào để mở quán cafe thành công? Hãy cùng Abit tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây.

Để có thể thành công bạn phải lên kế hoạch

Kinh doanh bất kể lĩnh vực gì để có thể thành công bạn phải lên kế hoạch chi tiết cụ thể từng bước. Lên một bản kế hoạch chi tiết từ bước xác định mô hình kinh doanh như quy mô lớn hay nhỏ, đối tượng khách hàng là ai, sản phẩm bạn bán là gì? Tất nhiên khi lập kế hoạch kinh doanh chỉ là hình thức giấy bút. Nhưng nếu không vẽ cụ thể những bước bạn cần thực hiện, bạn không biết bắt đầu từ đâu kết thức như thế nào và hiệu quả ra sao.

Một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh phải đảm bảo các yếu tố như: Ý tưởng kinh doanh, mô hình kinh doanh, phân bổ ngân sách, lựa chọn địa điểm và concept trang trí, lên menu và tìm nhà cung cấp, v.v… kế hoạch kinh doanh càng chi tiết bạn càng dễ thực hiện. Bạn có thể lên mạng tham khảo những bài kinh nghiệm, tham gia các hội thảo và đặt câu hỏi với diễn giả hoặc xin cố vấn từ những người có kinh nghiệm để có những bước đi vững chắc. 

Lập bảng dự trù chi phí tài chính giúp kế hoạch của bạn đi vào thực tế

Lập bảng dự trù tài chính để từ đó dựa vào kế hoạch dể bạn đi vào triển khai thực tế. Không thể phủ nhận tài chính là yếu tố tiên quyết để ý tưởng kinh doanh quán cafe có thành hiện thực hay không. Đối với vấn đề vốn đầu tư ban đầu trước khi mở quán cafe, bạn có thể huy động vay ngân hàng hoặc nhờ sự trợ giúp từ người thân, gia đình hay bạn bè. Nếu không may mắn có được khoản tài chính dồi dào thì có thể kêu gọi những khoản đầu tư bên ngoài nhưng cần cân nhắc kỹ lưỡng và cẩn trọng trong các điều khoản hợp tác để tránh các trường hợp mâu thuẫn sau này.

Chi phí mặt bằng thường sẽ là chi phí lớn nhất

Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức chi trả chi phí mặt bằng hiện nay là: trả trong thời gian dài và trả hàng tháng. Với hình thức trả trong thời gian dài, bạn sẽ thuê và trả tiền một lần một năm hoặc theo thời gian thỏa thuận với chủ địa điểm. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc bị lấy lại mặt bằng nhưng chi phí ban đầu bỏ ra khá lớn và không tận dụng được linh hoạt nguồn vốn trong việc kinh doanh quán.

Bạn sẽ trả tiền thuê trong 3-6 tháng cho hình thức trả hàng tháng. Chi phí bỏ ra để thuê địa điểm sẽ không quá lớn giúp bạn có thể tận dụng được nguồn vốn cũng như chi trả cho những yếu tố đầu tư khác. Tuy nhiên, việc bị đòi lại mặt bằng bất cứ lúc nào sẽ là điều không thể tránh khỏi.

Chi phí xây dựng

Chi phí mặt bằng thường sẽ là chi phí lớn nhất

Chi phí này sẽ tùy thuộc vào quy mô kinh doanh, loại hình kinh doanh của chủ quán muốn hướng đến. Bạn nên cân nhắc lựa chọn mặt bằng tốt, thuận lợi, ít hư hỏng để giảm thiểu chi phí sửa chữa, xây dựng. 
Chi phí thiết kế và trang trí nội thất 

Tìm kiếm và chuẩn bị nội thất quán theo đúng concept đã chọn ban đầu

Cũng như chi phí xây dựng, tùy vào quy mô kinh doanh và loại hình quán cafe mà chủ quán muốn theo đuổi sẽ có những cấp chi phí cho thiết kế và nội thất khác nhau. Bạn cần cân nhắc với số vốn bỏ ra của mình làm sao để trang trí quán vừa hợp phong cách, độc đáo lại tiết kiệm, dành số tiền còn lại đầu tư vào các yếu tố khác. Hiện có nhiều đơn vị thi công thiết kế hoàn chỉnh cả quán bạn có thể tham khảo giá để đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Chi phí đầu tư cho trang bị thiết bị, dụng cụ

Chi phí đầu tư cho trang bị thiết bị, dụng cụ là mộ chi phí không cố định tùy theo khả năng của cửa hàng

Đây cũng là một khoản đầu tư quan trọng bởi nó không chỉ đem lại chất lượng phục vụ và đồ uống tốt nhất cho khách mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tính đồng bộ trong hoạt động quản lý quán. Do đó, bạn cần cân nhắc, tham khảo để trang bị thiết bị, dụng cụ phù hợp với quán. Ví dụ là quán cafe bình dân chi phí dành cho đầu tư trang thiết bị không quá tốn kém. Chủ quán có thể sử dụng những thiết bị truyền thống phin cafe, máy pha cafe gia đình, v.v…

Vốn đầu tư cho nguyên vật liệu

Tìm kiếm những nhà cung cấp nguyên liệu tin cậy

Chi phí đầu tư cho nguyên vật liệu cần được chú trọng nhất. Vì dù quán của bạn quy mô nhỏ, vừa hay lớn thì chất lượng đồ uống là thứ thiết yếu giữ chân khách hàng. Do đó, bạn cần tìm nguồn nguyên liệu chất lượng, uy tín. Hiện tại có không ít các đơn vị cung cấp toàn bộ nguyên liệu, bạn có thể lên các nhóm, cộng đồng đồ uống để tham khảo các chủ đầu tư có kinh nghiệm.
Chi phí duy trì quán 

Chi phí duy trì quán là một chi phí cố định

Một sai lầm mà khá nhiều người chưa có kinh nghiệm quản lý quán cafe thường gặp phải là đầu tư 100% số tiền vào việc mua sắm thiết bị, trang trí quán mà thiếu những khoản dự phòng cần thiết. Trên thực tế, việc kinh doanh trong 1 năm đầu thường sẽ khó có kết quả tốt nên nếu bạn không dự trù cho những khoản chi phí cố định như tiền nhà, lương nhân viên thì quán sẽ sớm gặp khó khăn. Bài học “xương máu” từ những bậc đàn anh, đàn chị trong ngành, với tài chính, bạn nên dự trù trước hai khoản tiền thuê mặt bằng và lương nhân viên ít nhất phải đủ chi trả trong vòng 3-6 tháng.

Chi phí marketing

Chi phí này cũng không hề cố định, nó tùy theo giai đoạn và quy mô cũng như mục tiêu của quán. Khi mới kinh doanh, quán của bạn cần tăng hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu. Do đó, giai đoạn đầu sẽ tốn nhiều chi phí hơn cho hoạt động marketing để đưa hình ảnh quán của bạn đến với khách hàng. Sau khi đã có khách hàng thân thuộc thì chi phí này của bạn sẽ giảm ít nhiều. 

Chi phí thuê nhân viên và đăng ký kinh doanh

Việc tự mình mở quán, quản lý và phục vụ là điều khá khó khăn và dường như không thể do đó bạn cần: 

Chi phí đăng ký kinh doanh bao gồm: Lệ phí đăng ký kinh doanh và phí cung cấp thông tin doanh nghiệp. Chi phí này được ước tính khoảng 1.5 triệu đồng.

Tìm địa điểm mở quán cafe

Một số nguyên tắc lựa chọn mặt bằng mở quán cafe

Với nhiều người kinh doanh, việc tìm địa điểm mở quán chiếm phần lớn trong sự thành công của quán. Có nhiều người dù sản phẩm tốt nhưng vẫn phải đóng cửa quán do chủ đòi lại nhà, do địa điểm khuất, không có chỗ để xe cho khách, v…v… Do vậy khi lựa chọn địa điểm mở quán bạn cũng cần xem xét đầy đủ các yếu tố. Hơn nữa bạn cũng cần khảo sát xem địa điểm mình dự định thuê trước đây làm gì? Tại sao họ lại không làm nữa? Nguyên nhân do đâu? Để từ đó bạn có những đánh giá chính xác hơn liệu địa điểm này có hợp với quán cafe của mình hay không?

Tùy thuộc vào định vị và mô hình mà bạn dự định kinh doanh là bán tại chỗ hay mang về, khi tìm kiếm mặt bằng mở quán cafe bạn nên cân nhắc những tiêu chí sau:

Một số nguyên tắc lựa chọn mặt bằng mở quán cafe

Diện tích quán

Diện tích trung bình của một quán cafe từ 100-120m2. Tuy nhiên, tùy theo nhu cầu kinh doanh cũng như tiềm lực tài chính của chủ quán để cân nhắc lựa chọn diện tích cho mặt bằng. Chủ quán cũng cần cân nhắc đến khâu trang trí nội thất để lựa chọn diện tích cho quán của mình. Với diện tích khác nhau sẽ có những chi phí trang trí riêng. Với mô hình cafe sân vườn bạn sẽ cần đến diện tích lớn, mô hình cafe bán mang đi diện tích sẽ nhỏ hơn. Diện tích sẽ phụ thuộc vào yếu tố bạn mở quán ở thành phố lớn hay khu vực vùng quê nữa.

Chỗ để xe

Ngoài chỗ để xe cố định của quán ví dụ như trước cửa hàng hoặc đối diện bên đường thì chủ quán có thể thuê những địa điểm rộng hơn gần đó để tiện cho khách hàng khi đến quán. Điều này cũng phụ thuộc vào điều kiện kinh tế và địa điểm của quán. Quán cũng có thể thực hiện “vận động hàng lang” tạo mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương để hoạt động kinh doanh của mình cũng như vấn đề đỗ gửi xe được thuận tiện hơn.

Khách hàng mục tiêu

Nhờ có khảo sát, nghiên cứu thị trường mà bạn đã xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu của quán là ai để từ đó tìm và thuê mặt bằng mở quán cho hợp lý. Nếu đối tượng khách hàng là dân văn phòng, bạn nên thuê địa điểm gần các tòa nhà văn phòng lớn tập trung nhiều công ty, nhiều trung tâm thương mại, trung tâm mua sắm, v.v…

Xác định nhóm khách hàng mục tiêu bạn sẽ phục vụ

Nếu đối tượng khách hàng là sinh viên, học sinh, bạn nên đặt địa điểm gần các trường đại học, THPT hay ký túc xá. Nếu bạn hướng đến đối tượng là khách hàng bình dân thì quán nên được đặt ở những địa điểm đông đúc, nhiều người qua lại tập trung đông các tài xế, ô tô, xe máy.

Tựu chung lại, địa điểm mà bạn cần tìm phải đáp ứng được các tiêu chí của quán không quá chật hẹp, nằm trong khu vực ít tắc đường, có chỗ để xe không gây bất tiện cho khách hàng khi uống cafe. Trên hết, địa điểm đó phải thu hút được đối tượng khách hàng tiềm năng mà bạn hướng đến. 

Mật độ xe lưu thông

Chủ quán cần cân nhắc lựa chọn những địa điểm như đã nói không quá chật hẹp, nằm trong khu vực ít tắc đường, có chỗ để xe không gây bất tiện cho khách hàng khi uống cafe. Khách hàng không thiếu lựa chọn về hàng quán cafe nên việc bạn mở quán ngay ở khu vực tắc, chật hẹp sẽ kiến họ “mệt mỏi” mỗi lần ghé quán và tất nhiên bạn mất khách.

Giá thành

Giá thành thuê địa điểm tùy thuộc vào diện tích địa điểm mà chủ quán thuê. Xét theo kinh phí mở quán để bạn thuê địa điểm cho phù hợp. Một quán cafe với ngân sách 300-500 triệu bạn không thể thuê mặt đường ở Phố Huế, Tràng Tiền. Kinh phí thuê địa điểm chỉ được phép chiếm tối đa 30% chi phí xây dựng là phù hợp nhất.

Thiết kế không gian quán cafe

Ngay khi đã có địa điểm ưng ý, việc tiếp theo bạn cần hoàn thiện chính là thiết kế, trang trí cho không gian quán cafe. Từ ý tưởng ban đầu, bạn đã có được chủ đề, phong cách và hình ảnh quán mà bạn mong muốn. Nếu chưa có kinh nghiệm, hãy tìm những đơn vị chuyên setup, thiết kế quán với giá dao động khoảng 200K/1m2.

Thiết kế, trang trí cho không gian quán cafe

Hiện nay có nhiều thiết kế nổi bật mà bạn dễ dàng lựa chọn, bạn có thể tự thiết kế không gian quán cafe theo ý tưởng của mình để tạo nét độc lạ. Nhưng nếu bạn không có ý tưởng gì, tham khảo những đơn vị thi công thiết kế là lựa chọn hợp lý. Hiện nay mỗi ngày có nhiều quán cafe ra đời với nhiều phong cách thiết kế khách nhau. Bạn cũng có thể học hỏi pha trộn các phong cách để tạo nét riêng nhưng nên nhớ thiết kế phong cách quán phải phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu.
Xem xét phong thủy

Phong thủy của quán cafe là điều quan trọng

Khi bàn về sự thành đạt, người xưa có câu: thứ nhất vận may, thứ hai phận số, thứ ba phong thủy, thứ tư đức hạnh, thứ năm học vấn. Từ đó cho thấy phong thủy quán cafe là một điều vô cùng quan trọng giúp quán cafe trở nên đông khách. Có khi một thay đổi nhỏ trong cửa hàng cũng tác động đến tình hình kinh doanh ở đó. Nhưng trên thực tế, có rất nhiều điều tối kỵ mà nhiều nơi thường vẫn xuyên mắc phải. Hãy thử rà soát tổng thể quán cafe của mình xem đã sắp xếp đúng hay chưa và cần thay đổi những gì để việc kinh doanh cafe hiệu quả.

Tận dụng ánh sáng

Quán cafe nên tận dụng ánh sáng tự nhiên vào ban ngày càng nhiều càng tốt. Ánh sáng tự nhiên không chỉ làm cho không gian quán trở nên thoáng đãng mà còn tạo cho khách hàng sự thoải mái, dễ chịu. Bạn nên sử dụng những cửa kính lớn hoặc những ô cửa sổ rộng và giếng trời để thu hút ánh sáng. Đồng thời nên sử dụng rèm mỏng để phòng trường hợp ánh nắng chói chang. Tận dụng ánh sáng tự nhiên cũng là cách bạn tiết kiệm điện cho quán cafe. Tận dụng ánh sáng tự nhiên để tiết kiệm chi phí

Lựa chọn nội thất

Không gian quán cần có sự hài hòa, bày trí thông minh. Do sự khiêm tốn về diện tích, bạn cần chọn những mẫu nội thất đơn giản, ít màu sắc để không tạo cảm giác chật chội. Bên cạnh đó, nội thất cũng cần được cân nhắc để hài hòa với màu sơn của quán. Không nên sử dụng quá nhiều gam màu nóng hoặc lạnh, bạn hãy kết hợp chúng để tăng cảm giác rộng rãi cho quán. Menu, đồng phục nhân viên cũng nên được theo gam màu chủ đạo của quán tạo sự đồng bộ.

Thiết kế lối đi, chỗ ngồi

Không nên lạm dụng quá nhiều nội thất sẽ khiến quán trở nên chật hẹp
Không nên lạm dụng quá nhiều nội thất sẽ khiến quán trở nên chật hẹp. Hãy thiết kế lối đi giữa các bàn thật rộng rãi cho khách hàng có thể di chuyển. Lối đi chính giữa quán nên để rộng hơn thuận tiện cho việc đi lại của nhân viên và khách. Cách thú vị để bạn biết đâu là vị trí đẹp nhất trong quán đó là lựa lúc đông khách, nhìn xem cách họ chọn lựa. Bạn có thể dựa vào đó bỏ đi những bàn có vị trí xấu và thay bằng vật trang trí.

Sử dụng đồ trang trí

Khi thiết kế không gian quán bạn cũng nên chú trọng vào sự ấn tượng. bạn có thể trang trí cho quán của mình bằng những giỏ hoa có độ dài thân vừa phải tăng sự mềm mại trang nhã. Bạn nên đặt chúng ở những nơi như góc tường tránh treo sát mặt đất hay giữa phòng sẽ làm rối mắt cũng như tạo sự chật hẹp cho không gian. Những bức tranh trang trí theo chủ đề của quán cũng là một lựa chọn thông minh.

Sử dụng đồ trang trí

Bạn không nên chọn những bức tranh khổ lớn, sử dụng tranh 3D đang là một xu hướng rất thịnh hành hiện nay. Việc sử dụng một tấm gương lớn thay cho tranh cũng là nét độc đáo làm cho không gian nhỏ cảm giác rộng hơn, thoáng đãng hơn. 

Xây dựng menu quán cafe

Từ những thông tin thu được qua việc nghiên cứu thị trường, thấu hiểu khách hàng và kết hợp với ý tưởng kinh doanh ban đầu, bạn sẽ biết được mình muốn đưa gì vào trong menu. Tuy nhiên, không nên “tham” đưa tất cả vào trong thực đơn vì sẽ khiến khách hàng cảm thấy rối không biết gọi đồ gì. Bí quyết để khách hàng nhớ đến là quán cafe phải có một loại độc đáo mà ở nơi khác chưa có chẳng hạn như nhắc đến chuỗi Highlands người ta nhớ đến món trà sen vàng hay The Coffee House là trà đào và các loại Maccchiato.

Menu của quán cafe tất nhiên sẽ phải thay đổi để phù hợp với xu hướng thị trường chứ không thể giữ nguyên từ khi mở quán cafe, bạn cũng phải luôn cập nhật để thay đổi đáp ứng nhu cầu mới của khách hàng. Menu đồng thời cũng cần thay đổi theo mùa nếu ở miền Bắc để phù hợp với thói quen khách hàng. Bạn cũng có thể tham khảo nhiều kỹ thuật thiết kế menu để hút khách hàng lựa chọn hơn.
Mua sắm đồ dùng, thiết bị pha chế, máy bán hàng

Thiết bị pha chế

Tùy vào kinh phí và quy mô của quán của bạn mà chọn lựa thiết bị pha chế phù hợp. Nếu quy mô quán lớn, nhu cầu của khách hàng cao, đa dạng bạn nên đầu tư hệ thống máy pha chế để tiết kiệm thời gian cũng như tạo sự chuyên nghiệp cho quán. Nếu quy mô nhỏ đối tượng là bình dân thì bạn nên sử dụng những dụng cụ thông thường nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao.

Tùy theo ngân sách của bạn nhiều hay ít để lên kế hoạch mua sắm đồ dùng cho phù hợp. Tuy nhiên, có những thiết bị quan trọng mà bạn không nên bỏ qua như máy bán hàng để tránh thất thoát và tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Việc sử dụng hệ thống Abit bán hàng sẽ hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh chóng. Đồng thời chủ quán cũng không cần có mặt 24/7 để theo dõi hoạt động kinh doanh mà chỉ cần theo dõi doanh thu qua phần mềm bán hàng. Đây là xu hướng thiết thực mang đến giải pháp kinh doanh tiện lợi cho chủ đầu tư.

Phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý quán cafe cũng tùy thuộc vào ngân sách, số vốn mà bạn có. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất không chỉ giúp bạn tối đa hóa việc quản lý cửa hàng, tránh những rủi ro, thất thoát cũng như tạo sự tin cậy, uy tín từ khách hàng.

Tuy nhiên kinh doanh quán cafe là loại hình có nhiều những đặc thù như khâu quản lý nguyên liệu, quản lý định lượng kho, phân tích xây dựng giá bán. Nếu sử dụng một phần mềm bán lẻ để áp dụng bán hàng cho quán cafe sẽ không hiệu quả. Bạn có thể tham khảo và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Abit POS là phần mềm dành riêng cho ngành F&B. 

Dùng thử miễn phí TẠI ĐÂY.

Đến đây, bạn đã có thể dần hoàn thiện câu trả lời cho bài toán mở quán cafe cần chuẩn bị những gì. Phần quan trọng nhất để bắt đầu hoạt động kinh doanh chính là ở khâu tuyển dụng nhân viên. Thông thường, giá thuê nhân viên thường giao động từ 12-20 ngàn/1 giờ tùy vào vị trí và trình độ.

Các hoạt động truyền thông marketing trước và sau khi mở quán cafe

Marketing truyền thống

Marketing quán cafe đòi hỏi sự nhạy bén với thị trường đồ uống rất cao. Do đó, việc sử dụng và phát huy tất cả những thế mạnh của các hoạt động truyền thông marketing mà bạn có sẽ giúp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh. Phát tờ rơi, phương pháp cổ điển nhưng cực kỳ hữu hiệu. Tờ rơi sẽ phát huy tác dụng của nó khi quán được đặt ở những nơi như: trường học, cơ quan, chung cư, v.v… Tuy nhiên nó sẽ phản tác dụng nếu quán của bạn đặt ở những địa điểm du lịch vì khách hàng sẽ không xuất hiện thường xuyên, họ chỉ đến đó một vài lần trong năm. 

Marketing truyền thông cho quán bằng “Free” đồ uống cũng là cách được nhiều quán cafe mới mở sử dụng. Những khách hàng thân thuộc thường hay ghé quán của bạn thường xuyên nên được tặng miễn phí hoặc tặng kèm đồ uống. Phương pháp này sẽ giúp bạn được truyền thông miễn phí vì họ sẽ mang câu chuyện về quán của bạn lan truyền rộng khắp.

Digital marketing

Những khách hàng đến quán cafe có nhu cầu check-in chia sẻ hình ảnh cũng như ý kiến bình luận của mình trên các trang mạng xã hội nổi bật là Facebook. Do đó, việc sử dụng các công cụ như: Facebook, Instagram, Google, v.v… sẽ giúp cải thiện hình ảnh thương hiệu của quán. Bạn có thể tạo các trang Fanpage trên Facebook với những hình ảnh đẹp của quán, những chia sẻ, bình luận tích cực của khách hàng rồi chạy quảng cáo hướng tới các khách hàng mục tiêu. Bạn cũng có thể tối đa hóa công cụ tìm kiếm với các từ khóa theo phong cách của quán, v.v…

Nguồn: sưu tầm

Xem thêm nhiều bài viết chia sẻ trong kinh doanh TẠI ĐÂY.